회계장부, 의무 보관기간은 얼마인가요?

 

1. 사실관계

세무 및 상법상 장부와 증빙의 의무 보존기간과 전자보관 가능 여부를 확인하고자 합니다.

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2. 질의사항

회계장부와 그 증빙서류의 법정 의무 보관 기간은 얼마이며, 전자기록으로의 보관이 가능한지 여부입니다.

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3. 검토의견

장부·증빙의 보관 기간은 적용 법률에 따라 다릅니다. 실무상 더 긴 기간을 우선하여 보관하는 것이 안전합니다.

 

첫째, 국세기본법 기준입니다. 과세자료로서 장부 및 증빙은 법정신고기한 다음 날부터 5년간 보관합니다. 역외거래(해외거래)는 7년입니다. 또한 제척기간 연장 사유가 있는 경우에는 그 날까지 보관해야 합니다.

 

둘째, 상법 기준입니다. 상인은 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년, 전표 등은 5년 보관해야 합니다. 세무와 무관하더라도 상법상 의무가 존재하므로, 핵심 장부·중요서류는 10년 보관이 원칙입니다.

셋째, 전자적 방법으로 보관이 가능합니다. 장부·증빙을 국세청 고시에 따른 방식으로 전자기록(정보보존장치)에 적법하게 보존하면 실물 보관을 생략할 수 있습니다. 당초 전산생성 자료나 카드거래 전송자료 등은 전자보관 요건을 충족하는 것이므로 실물 증빙을 보관하지 않아도 무방합니다.

 

종합하면, 세무상 최소 5년(해외 7년), 상법상 10년(전표 5년) 입니다. 실무에서는 충돌을 방지하기 위해 중요 장부·계약·영업서류는 10년, 전표류는 최소 5년 보관을 권합니다.

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4. 관련 규정 및 해석 사례

국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존): 장부·증빙은 성실 작성·비치, 법정신고기한 다음 날부터 5년(역외거래 7년) 보존. 제척기간 연장 시 그 날까지 보존.
국세기본법 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 보존): 국세청 고시 방법에 따른 전자보관 시 실물 보관 생략 가능(전산생성 자료, 카드거래 전송자료 등).
상법 제33조(상업장부 등의 보존): 상업장부·중요서류 10년, 전표 등 5년. 전산정보처리조직 등으로 전자보존 가능.

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5. 마무리 정리

세무상 최소 5년(해외 7년), 상법상 10년(전표 5년) 이 보관 원칙입니다. 충돌을 피하려면 중요 서류는 10년 보관을 기준으로 삼고, 전자보관 요건을 갖추어 효율적으로 관리하시기 바랍니다.